Für KandidatInnen:
Wer ist Primavista?
Primavista ist ein auf das sogenannte „Pre-Employment-Screening“ (PES) spezialisiertes österreichisches Unternehmen. Wir unterstützen ihren zukünftigen bzw. aktuellen Arbeitgeber dabei, gewisse Aspekte ihrer Bewerbung (z.B. finanzielle Integrität, potentielle Interessenskonflikte) zu überprüfen bzw. die von ihnen gemachten Angaben (z.B. Berufserfahrung, Ausbildung) zu verifizieren.
Was bedeutet die Validierung für mich als KandidatIn?
Sie profitieren von einem fairen, korrekten Bewerbungsverfahren. Unsere Validierung leistet einen wichtigen Beitrag dazu, falsche bzw. schöngefärbte Angaben von BewerberInnen zu erkennen und dadurch eine Übervorteilung all jener KandidatInnen zu verhindern, die wahrheitsgemäß agieren.
Warum überprüft das Unternehmen nicht selbst meine Angaben?
Weil eine qualifizierte Überprüfung viele zeitliche und personelle Ressourcen verschlingen würde und entsprechendes Know How braucht. Nach über 20-jähriger Erfahrung im Pre-Employment-Screening verfügen wir über die nötige Expertise und die geforderten Zugänge, um Unternehmen schnell und effektiv beim Pre-Employment-Screening zu entlasten.
So eine Überprüfung ist ungewohnt - besteht hier wirklich Bedarf?
Schätzungen zeigen, dass rund ein Drittel aller Bewerbungen nachweislich geschönte Angaben enthält, ein Fünftel grob falsche Angaben - Tendenz steigend. Unsere langjährige Erfahrung deckt sich mit diesen Schätzungen.
Warum führt mein zukünftiger Arbeitgeber eine Validierung durch?
Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Generell trägt eine externe Überprüfung der gemachten Angaben zu einem korrekten und fairen Bewerbungsverfahren bei und stärkt das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und KandidatIn. Auch gegenüber bereits vorhandenen MitarbeiterInnen und StakeholderInnen erhöht eine Validierung die Sicherheit - es senkt das Risiko von Fehlbesetzungen, teuren Neubesetzungen und Reputationsschäden, die ein Unternehmen intern (Kollegen, Firmenkultur) als auch extern (Stakeholder, Investoren, Shareholder, Kunden) betreffen können. Zuletzt können Arbeitgeber auch aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben verpflichtet sein, KandidatInnen und deren Angaben zu validieren (Compliance).
Welche Unterlagen/Angaben muß die zu validierende Person zu Verfügung stellen?
Für die Validierung braucht es eine unterschriebene Einwilligungserklärung, eine Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises (z.B. Führerschein oder Reisepass) und eine ausgefüllte elektronische Selbstdeklaration. Je nach Art der Validierung werden noch Kopien von Zeugnissen und Diplomen benötigt. Sie erhalten im Falle einer beauftragten Validierung jedenfalls genaue Angaben von uns, was benötigt wird.
Wieso wird eine Einwilligungserklärung benötigt?
Ohne unterschriebene Einwilligungserklärung des/der KandidatIn/Mitarbeitenden sind wir nicht berechtigt, die gemachten Angaben zu überprüfen. Sie muss zwingend vorliegen.
Kann ich steuern/beeinflussen, welche gemachten Angaben überprüft werden sollen und welche nicht?
Grundsätzlich definiert der Arbeitgeber den Umfang der Überprüfung. Die Tiefe und der Umfang einer Validierung ist in aller Regel von der Funktion im Unternehmen abhängig. Wenn ein/e KandidatIn / Mitarbeitender aus nachvollziehbaren Gründen gemachte Angaben nicht validiert haben möchte, respektive keine Kontaktaufnahme stattfinden soll, so kann er dies in der elektronischen Selbstdeklaration entsprechend festhalten. Dies wird im Validierungsbericht entsprechend vermerkt und kann zu Nachfragen durch den Arbeitgeber führen.
Kann ich sicher sein, dass mit meinen vertraulichen und persönlichen Daten sorgfältig umgegangen wird und diese sicher verwaltet werden?
Primavista ist sich der Bedeutung von Datenschutz bewusst und erfüllt alle technischen und organisatorischen Anforderungen (DSGVO, DSG), um eine sichere Datenverarbeitung zu gewährleisten. Zudem unterliegt Pimavista einer gesetzlich verankerten Verschwiegenheitspflicht, die eine Offenlegung oder Weitergabe von Daten bei Strafe untersagt.
Erhalte ich Einsicht in den Validierungsbericht?
Wir stellen den Validierungsbericht ausschliesslich dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur Verfügung. Bei Fragen hinsichtlich der Einsicht in den Validierungsbericht wenden Sie sich daher bitte an den Arbeitgeber.
Kann ich den Validierungsbericht auch für eine Bewerbung bei einem anderen möglichen Arbeitgeber verwenden?
Dies ist leider nicht möglich. Die Überprüfung ist grundsätzlich eine Momentaufnahme und bezieht sich auf eine konkrete Funktion. Der Validierungsbericht wurde somit auch nur für den auftraggebenden Arbeitgeber erstellt. Für eine andere Stelle bei einem anderen Arbeitgeber müsste zum entsprechenden Zeitpunkt eine neue Validierung in Auftrag gegeben werden.
Für Unternehmen:
Warum macht eine Validierung der harten Fakten von KandidatInnen und MitarbeiterInnen Sinn?
Einerseits ist eine Validierung ein starkes Signal an ihre BewerberInnen, dass Ihnen viel an einem fairen, korrekten Bewerbungsverfahren liegt: BewerberInnen, die wahrheitsgemäß agieren, sollen nicht durch Falschinformationen der MitbewerberInnen übervorteilt werden. Andererseits minimieren Sie mit einer Validierung Reputations- und Personalrisiken. Sie senken damit das Risiko von Fehlbesetzungen, teuren Neubesetzungen und Reputationsschäden, die ein Unternehmen intern (Kollegen, Firmenkultur) als auch extern (Stakeholder, Investoren, Shareholder, Kunden) betreffen können. Zu guter Letzt kommen Sie mit einer Überprüfung auch Ihrer unternehmerischen Sorgfaltsplicht (§ 347 UGB) nach, ebenso wie Ihrer arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht gegenüber bestehenden Mitarbeitenden, die durch Fehlbesetzungen Schaden nehmen könnten.
Ist eine Validierung denn so aufwändig? Kann ich das auch selbst?
Für eine umfassende Validierung benötigt man bei entsprechender Expertise pro Bericht, je nach Tiefe, 5 bis 10 Arbeitsstunden. Eine qualifizierte Überprüfung verschlingt somit viele zeitliche und personelle Ressourcen und setzt Know-How und Zugang zu entsprechenden Tools und Datenbanken voraus. Mit über 20 Jahren Erfahrung im Pre-Employment-Screening verfügen wir über die nötige Expertise, die gebotene Aus- und laufende Weiterbildung und die entsprechenden Zugänge für eine hocheffiziente Unterstützung. Wir können Ihr Unternehmen damit bei der Validierung entlasten - Sie können sich somit voll auf die anderen Aspekte des Bewerbungsprozesses fokussieren.
So eine Überprüfung ist ungewohnt - besteht hier wirklich Bedarf?
Jene Schätzungen, die rund ein Drittel aller Bewerbungen als geschönt sehen bzw. ein Fünftel als „grob falsch“ vermuten, decken sich mit unserer langjährigen Praxiserfahrung. Ganz grundsätzlich zeigt sich, dass die Bereitschaft, mittels geschönter oder falscher Information an den Arbeitgeber Vorteile zu erlangen über die Jahre zugenommen hat. 15% aller KandidatInnen sind bislang einer Überprüfung zuvorgekommen: Sie haben ihre Bewerbung zurückgezogen und damit jenen KandidatInnen das Feld überlassen, die zu einer Validierung bereit waren.
Entstehen mir in diesem Fall Kosten (eine Bewerbung wird zurückgezogen)?
Simmt ein/e KandidatIn einer Überprüfung durch Primavista nicht zu, entstehen Ihnen keine Kosten.
Welche Unterlagen werden für die Durchführung einer Validierung benötigt?
Für den Start einer Validierung brauchen wir eine unterschriebene Einwilligungserklärung des Kandidaten und einen aktuellen Lebenslauf.
Wie wird der/die KandidatIn über die Validierung informiert?
Idealerweise informieren Sie den Kandidaten über die Validierung durch Primavista. So ist der Kandidat bereits informiert, wenn er durch uns kontaktiert wird. Möchten Sie die Information und das Briefing auch auslagern oder sollte es sich um eine grosse Anzahl von zu validierenden Personen handeln, können wir das auch gerne für Ihr Unternehmen übernehmen. Unsere Experten werden in diesem Falle mit den Kandidaten vorweg Kontakt aufnehmen.